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制度落地解決方案

 

管理中的制度

制度存在與工作生活中的方方面面,無處不在:

公司建立了知識管理體系,條條框框是制度,爲了積累、共享知識,再專門出台一套執行推進制度;

公司要進行執行管控,制定計劃——執行——彙報——考評體系制度,落實相應管理模型;

爲了提高員工工作積極性,管理層設定各階層員工績效考核制度;

集团规模大了,建立财务共享服務中心出台新的财务制度,为了行政管理又出台行政制度……

管理者不是为制定、修订制度操碎了心,就是为推行制度磨破了嘴皮走破了鞋。然而实际情况往往听到的是这个企业的執行力太低了,员工能力不足、心态不好,诸多抱怨……老板急了,請老師來培訓,請咨詢專家來輔助提升企業管理。可是,老師走了員工還是老樣子;專家走了,企業還是老樣子。老板帶著各種問題,親赴學堂MBAEMBA,回來後兢兢業業組織變革,結果還是收效甚微。

這是爲什麽呢?

泡芙app認爲,我們要解決制度制定與落地兩大方面的問題。


制度與管理中的價值

打個比方,我們把公司運營比喻成一隊由員工組織的軍隊在行軍,制度就是將士腳下的路。那麽通俗來講,無論是什麽樣的制度制定出來都是站在組織的立場上試圖保障員工行爲不走偏,但是制度與員工行爲之間還是存在差異的,這種差異表現出制度對于員工行爲體現了三種方式:屏障保護、推動和拉動,這就是制度的價值。

一、屏障保護。制度是道路兩邊的護欄,明確地告訴我們路的邊界在哪,越過這個就是萬丈深淵,我們會掉隊會被清除隊列。這類制度往往是組織的底線,是對組織運行的基礎保障,例如公司商業機密的保護、作息時間、內部權限……

二、推動。這類制度是組織加給員工的,強調的是前進的方向和動力,對員工而言,這類制度是被動接受的。比如企業的基礎培訓制度,員工在此制度下強制參與培訓,如果不限制,員工不會主動的進入會場;再比如各類考核制度也有類似的作用。

三、拉動。這類制度也強調前進的方向和動力,與推動不同的是,這類制度員工會主動的去遵守,這類制度本身大多具有引導性和激勵性。比如績效制度對于員工就具有典型的拉動功效。

屏障保護、推動和拉動是制度之于組織的主要價值,也可作爲制度的一類分類方法。不是說這三類制度是評判制度的好壞,而是要求管理者根據具體事宜制定不同的制度。那麽,如何制定制度?繼而如何完善制度?

舉個大家耳熟能詳的故事。從事建築研究40多年的世界著名建築大師格羅培斯在設計的迪斯尼樂園時候,經過了3年的施工即將開放之際,各景點間道路的設計方案還沒有定稿,倒不是因爲大師不努力,實際情況是大師修改了50多次,沒有一次是讓他滿意!後來一樁小事給了大師靈感,他給施工部發了一封電報:撒上草種提前開放,在迪斯尼樂園提前開放的半年裏,草地被踩出許多小道,這些踩出的小道有窄有寬,優雅自然。第二年,格羅培斯讓人按這些踩出的痕迹鋪設了人行道。1971年在倫敦國際園林建築藝術研討會上,迪斯尼樂園的路徑設計被評爲世界最佳設計。

格羅培斯說:藝術是人性化的最高體現。最人性的,就是最好的。

這個故事告訴我們一個真理:用人性來完善制度!

問題就在于,如何保證制度人性?換句話說,管理者怎麽知道制定出來的制度人性?完善制度,流程再造,關鍵點在于信息支撐,管理者需要支撐戰略級決策的信息,需要屏蔽誤導決策的信息。泡芙app認爲,信息系統是收集有效信息最有效的工具手段,原因在于軟件系統是不具備自身意識傾向的,那麽意味著軟件收集的信息是純淨的;同時,軟件還可以設置固有的條件邏輯輔助管理者篩選,可以設置約束策略保障信息的有效性,網絡跨越距離能顯著提高制度制定的效率。


讓制度落地

現實中,企業運作的過程中都有較之相對完備的制度,至少企業管理者自身時常都會對此比較滿意。事實上,久而久之制定好的制度變成了一本本厚厚的書或資料,安靜地鎖在檔案室櫃子、辦公桌的抽屜中。當有員工令管理者不滿意,新的一輪大會宣貫、要求、強調接踵而至。靜心而論,泡芙app認爲制定和改造合理的制度體系固然重要,管理者更加應該絞盡腦汁地考慮如何讓制度真正落地!道理很简单,落地了的制度才能转化为執行力。

要讓制度落地,管理者应考虑三步。首先,管理者应该选择合理的工具在员工在需要使用制度时,方便、及时、准确、形象地获取相关的内容和指导;其次,让制度本身更加规范和严谨,缩小可以被员工寻找借口的突破口,让员工能自觉遵守制度;利用软件系统手段,抛却制度中与员工无关的因素,保留与员工相关的因素,让员工在執行制度过程中简洁、有效,充分体验制度的人性化,让员工在面对相同事务时能自发的執行制度。

舉個簡單的例子,公司針對請假制定了如下的制度:


這條簡單的制度可以總結出三大要素:

1、權限。即什麽樣的職能審批什麽樣的事情;

2、流程。即什麽樣的事情必須經過什麽樣的步驟才能審批;

3、數據標准。包括數據形式的規範標准和數據大小的規範標准。我們可以制作一張統一的請假單作爲該項制度的形式標准,可以對請假單內的字段進行錄入限制達到數據大小的規範標准。如下圖所示:

显而易见,我们要讓制度落地,实质上就是让制度的权限、流程和数据标准落地。在传统的办公环境下,很难找到合适的管理工具讓制度落地,但是一旦把办公环境转变到网络上去利用信息技术就能在虚拟环境中搭建出各种各样的制度,不仅能控制权限、流程和数据标准,还能引导员工自发地遵守这些制度。这就是协同软件作为一种特殊信息手段对制度落得的价值所在。



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