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  財務共享服務中心解決方案

 

关于财务共享服務中心

一、成立财务共享服務中心的必然性

現代企業制度下,一個集團公司下轄衆多下屬公司,企業呈現出多元化、多組織、跨地域的業務形態。隨著集團業務的的不斷擴張,各個分公司都需要配備完整的財務部門以及人員,産生了一定的管理問題:

1、企业规模不断增长,子公司不断建立,同步增加了子公司财务人员和各自的财务制度。集团从人力成本和时间成本上都需要大量投入,员工资源得不到合理利用,财务成本居高不下,不利于快速进行業务扩充。

2、分公司数量众多、地域分布广泛、面向不同的行業、业务模式不尽相同。从而产生了:

◆子公司在財務管理模式上的思路不盡相同;

◆各單位財務人員能力參差不齊,對財務制度的理解有差異,財務信息質量得不到保障;

◆業務會計和管理會計職責不清,都埋頭于日常財務處理工作,很少從戰略視角出發考慮全局;

◆各單位財務處理各行其道,集團財務總部很難實時監控基層業務單位的財務狀況和經營成果,信息滯後,無法做到事前和事中監控;

◆集團總部對于財務數據的統一彙總、分析也變得相當困難,需要付出更多的人力和時間進行數據的彙總和財務業務的統一監管。

如何在規模擴大的情況下降低財務成本?如何提高財務信息質量?何提高財務人員專業化水平?如何有效監督財務執行情況?跨地區、跨國企業如何以最低的成本獲得最好的技術和運作流程?常規財務模式下,企業管理者不得不面臨如此的難題。

财务共享服務中心正是在此大环境下应运而生。

國家財政部《企業會計信息化工作規範財會(201320号》第三十四条明确指出:分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中、逐步建立财务共享服務中心。

國資委在中央企業財務工作會議中提出:“十二五”時期和未來十年中央企業財務管理工作的總體思路是:要求中央企業要完善財務功能,提升財務能力,加快財務轉型,實現管理一流;創造世界一流的財務績效成果、達到世界一流的財務管理水平、建成世界一流的財務管理體系。

二、什么是财务共享服務中心

Financial Shared Service CenterFSSC)的概念起源與20世紀80年代的美國,隨著IT技术的迅猛发展,有效地支撑着诸如财务、人力资源、技术维护、客户服务、供应链、法务等共享中心的快速建立与扩展。财务共享服務中心(FSSC)作爲其中重要的組成部分之一,也逐步在國內得到認知、引入和推廣。

财务共享服務中心是一种将企业内部重复性高、易于标准化的业务进行流程再造、制定标准化,集中到一个业务单元(共享服務中心)进行处理的管理模式。通过批量处理的规模效应来提升效率;通过提高财务部门业务专注度,从而优化资源、提升财务部门对业务的支持能力。

财务共享服務中心的核心思想是,通过将基础的财务记账、核算管理等职能集中到共享中心来进行统一管理,将共性的财务工作从各分公司财务部门中分离出来。从而实现整个集团范围内財務核算业务流程的统一化和标准化,进而支撑各个分公司业务的快速拓展。基于财务共享服務中心的财务模式,能够为集团层面上的财务管控提供良好的基础条件。通过财务共享服務中心的建设,能够实现财务管理的规范化,并在此基础上推动财务由核算业务向决策支持转型,将财务人员更多的精力放在财务管理上,为企业的决策提供更多的财务分析和支持。

三、哪些业务可以纳入财务共享服務中心

一般而言,可纳入财务共享服務中心处理的财务业务具备如下特征:

1、業務量大、發生頻次較高、相似度高。

如:員工報銷、應收應付等

2、在各業務單位中存在普遍共性的業務。

如:會計月結年結、總賬核算、各類標准報表

3、能夠專業化、標准化的業務。

如:各公司的會計核算、單體和合並報表的編制;

4、支撐集團公司層面對業務單位財務管控的標准。

如會計核算標准的制定等;

总体而言,如下四类业务可逐步纳入财务共享服務中心:

財務核算

財務結算

其他財務職能

衍生財務職能

(1)  總賬管理

(2)  應收應付

(3)  費用報銷

(4)  工程核算

(5)  資産核算

(6)  生産成本

(7)  物資核算

(8)  其他核算

(9)  內部交易抵消

(10) 月結/年結

(1)  資金支付

(2)  資金收款

(3)  銀行對賬

(1)  報表及報告

(2)  歸檔管理

(3)  體系建設

(4)  應用支持

(5)  風險預警

(1)  爭議解決

(2)  財務人員績效考核

(3)  客服中心

(4)  自助服務

(5)  財務任務管理

(6)  電子化憑證

(7)  條碼/二維碼

(8)  信用管理

 
 

构建财务共享服務中心

一、构建财务共享服務中心的误区和关键

近些年,在互联网、云计算、大数据等一列新技术的支持下,财务共享服務中心像雨后春笋般出现在大家的视野中,各大企业更是以趋之若鹜的方式争先恐后地对这一新兴事物给予探索构建。急功近利的心态往往将企业带入了如下的误区:

1、任何企业都可以借助于财务共享服務中心实现数据标准化和流程标准化。

2、建立财务共享服務中心将有效降低企业财务成本。

3、财务人员流失情况将在建立财务共享服務中心后有所缓解。

不難看出,出現如上誤區的根本原因是企業對FSSC缺乏客觀清醒的認識,如何看待FSSC?泡芙app網絡認爲可以歸結爲以下幾點:

1FSSC是将一个企业集团范围内共用的职能和功能集中起来,高质量、低成本地向各个业务单元或部门提供标准化的服务,例如費用報銷、資金支付等,其构建的根本驱动力是降低成本和提高效率。但从国外共享服務中心發展曆程看,FSSC構建的主要目標是有效支持業務擴展,提供標准化的流程服務,實現總部知識的傳遞。單純以降低成本、提高效率爲目標構建FSSC並不一定成功,FSSC采取將公用職能抽取出來,進行標准化改造和集成的方式,助力于分支機構的快速擴張和企業業務模型的簡單複制,有助于分支機構將注意力轉移到業務本身,提高企業的核心競爭力,而FSSC的首要目標仍然是支持業務流程的擴展。

由此不难看出,我们不能单纯的认为“任何企业都可以借助于财务共享服務中心实现数据标准化和流程标准化”,FSSC應該作爲數據標准化和流程標准化的載體和實現方式。

2FSSC就意味著集中嗎?主流的觀點認爲,FSSC的建立意味著更高層次的集中管理和集中核算,其實未必竟然,FSSC正是對財務集中核算的超越。在現階段,集團企業財務集中核算仍然是主流的管理模式之一,通過統一的帳套管理、權限管理實現集團財務的集中核算和管理。而FSSC本质上是一种多中心的服务模式,通过围绕流程及流程相关的特定活动构建集团运作的各类服務中心,各中心之间通过协同软件实现对业务流程的支撑,任何一个请求可能唤起多个中心为其提供相应的服务。那么问题是如何合理构建多个服務中心才能满足财务组织的集中收缩管理,从而降低财务成本?这才是企业在构建FSSC所需要考慮的問題。因此,合理建設FSSC才能有效的降低財務成本。

3、财务人员流失情况将在建立财务共享服務中心后有所缓解,真的是这样吗?更有可能出现的情况是FSSC员工有可能沦为弱势群体:在一些企业中财务共享服務中心被定为与与原财务部同一级别机构,则不会沦为弱势群体;而在另一部分企业被定位为原财务部下属机构,则很肯能沦为弱势群体,造成财务共享服務中心员工离职率较高。财务共享服務中心往往是求职者的“离职陷阱”,应聘者进入该中心即意味着需要在较短的时间内离职。FSSC構建的初衷是將財務業務進行合理的分類,繼而培養專業的財務人員,讓專業的員工做針對性的專業業務,而不應該將側重點放在具體行政部門的歸屬上。

綜上所述,FSSC作爲一種新型的管理模式,其本質是由信息網絡技術推動的運營管理模式的變革與創新,是對企業內會計核算方法、操作流程等的統一來實現的。FSSC是基于提高工作效率及成本效益兩方面考慮而實施的,要成功地實施共享服務,如下因素非常關鍵:

1、需要高層管理人員、基層經理和工作人員強有力的支持,推動企業對有效的管理創新和思維方式的轉變。

2FSSC在技術上要有統一的系統支持。企業的財務信息系統是實現財務共享服務的基礎和保障,因此,系統平台的統一搭建和整合是實現共享服務的第一步。統一的ERP系統是保證共享服務平台順利搭建的關鍵因素。

3FSSC作爲一個獨立的運營實體,需要有一個非常好的商業模型,即使是內部的一個事業部門,也需要一个内部结算体系。因此,共享服務中心需要向服务对象提供一个能为他们所接受的低成本服务,同時又需要在低成本之上建立合理的價格體系。

管理是門藝術。任何先進的管理方法都要和自己公司的實際情況結合起來,變成適合自己的方法,才能发挥其最大效用。对财务共享服務中心这种模式,企業也應取其精華,去其糟粕,最大限度地利用這種模式獲得價值。

二、如何利用协同系统搭建财务共享服務中心

财务共享服務中心的核心功能是支撑业务流程的扩展,由此可见如何选取合适的工作流平台是实现财务共享中心的重中之重。泡芙app网络认为,构建FSSC可遵循以下步驟進行:

業務規劃和咨詢:通過對企業現有流程的梳理,規劃出可應用的綜合型業務流程;並對實體的財務部門進行權責梳理,按照業務分類劃分出崗位體系,繼而完成對相關業務的標准統一和規範制定工作。

FSSC平台建設:通過ezOFFICE強大的流程引擎和開發平台定義出適合企業的FSSC平台,承載企業財務請款、賬務報銷、財務審核、工作流程管理等相關工作;滿足從各組織經辦人提單、業務審批、財務審核、制證等全流程的覆蓋;通過與統一的財務系統對接,完成財務憑證的傳遞工作。

影像平台整合:通過影像平台的建設通過影像采集、影像識別快速銜接紙質單據與業務流程,並基于影像電子數據實現影像管理、影像傳輸、影像存儲、影像調閱。並可根據業務准則,實現影像銷毀。

銀企系統整合:与企业内部资金系统实现对接,对接外部银行系统。在银企系统内实现账户管理、資金支付、銀行對賬等相关功能,实现业务资金的快速、安全支付。

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