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媒體報道

【新浪】消除“幸福烦恼” 无限极借泡芙appOA优化流程
發布時間:2014/3/31

    秉承独特企业文化“思利及人”,李锦记健康产品集团一直非常注重用户体验。为提升业务效率和管理水平,集團爲提升消費者體驗奠定基礎。

    要共享也要协同

    李錦記健康産品集團隸屬于香港百年民族企業李錦記集團,是一家經營中草藥健康産品的大型企業,總部設在中國香港,旗下成員包括無限極中國,無限極台灣和無限極馬來西亞,擁有雇員逾3000名,並在中國內地設立了36家分公司、28家服務中心、拥有近5000家專賣店。集團于1992年創立核心品牌“無限極”。

    负责IT業務的李錦記健康産品集團資訊科技部負責人郭先生介紹,無限極搭建協同辦公平台的初衷,是希望通過系統實現信息共享、流程優化和效率提升,加快公司對市場的反應速度。

    事实上,早在2002年,無限極就已經引入一套OA系统,但是那套系统的功能主要在于信息共享,而不具备审批功能。但是随着业务的发展,无限极迫切需要一套系统能够帮助他们实现办公协同:首先,无限极希望改变原来通过纸质文档进行業务审批的办公模式,转而采用电子化审批;其次,现在已经进入移动互联时代,无限极希望充分利用移动互联给企业办公带来的便利;最后,无限极还希望将办公协同的范围扩大,从企业内部延伸出去,实现企业价值链上公司间的业务协同。不仅如此,无限极还希望能够借助办公协同带来内部管理的提升,进而提升消费者的体验。

    2010年,無限極開始爲新的協同辦公平台進行選型。無限極對當時市場主流的七八家協同辦公平台供應商進行考察,最終選擇了我國業界領先的協同管理軟件提供商泡芙app網絡技術有限公司提供的泡芙appezOFFICE協同管理平台

    郭先生介绍,无限极之所以选择泡芙appezOFFICE,是因爲其能夠滿足無限極考量協同辦公産品的幾個關鍵要素:平台的開放性、流程管理的先進性、與無限極自主創新的集成平台的兼容性、多語言支持能力,以及移動智能設備的支持能力。

    此外,泡芙app网络研发方面的高层管理者对无限极的支持也是他们选择泡芙app产品的一个很重要因素。

    是挑戰也是機會

    選型結束後,無限極卻因爲“幸福煩惱”而面臨實施的挑戰。郭先生解釋說,所謂“幸福煩惱”,是因爲無限極正處于成長期,組織架構和人員崗位經常改變。這些不確定性給新系統的實施帶來了很大的麻煩。與此同時,當時無限極的核心業務系統SAP ERP系統的供應鏈模塊仍在實施過程中,無疑爲系統實施增添了更多的不確定性。

    此外,新系统对工作方式带来的改变也给实施工作带来了一系列挑战,比如说,如何让用户从原来松散的工作习惯切换到规范的工作习惯中来,如何满足移动互联网的快速发展催生出来的很多新的应用需求。而如何实现跨部门的业务协同,恐怕是这次无限极系统实施所面临的最大的挑战。

    但是无限极并没有气馁,而是通过系统实施把这些挑战当成是企业成长的一次机会,采用各种行之有效的管理措施来保证系统的成功实施:通过二次开发,借助权限功能强化基于角色的组织架构;要求各个部门安排部门助理专门跟进应用改进工作;分階段推出基于PC的流程審批功能與基于移動設備的流程審批功能;在SAP ERP項目實施中提前規劃好相關功能。

    为了借助新系统实现跨部门的业务协同,无限极项目管理办公室负责人专门召集相关人员来确定具体方案,在向对应流程相关部门的领导审批后将流程写入系统中。系统实施上线后,要求相关人员严格按照规定采用OA系統上運行的流程處理業務。

    此外,为了进一步保证系统的成功应用,无限极还采用了多种措施保证系统的推行:一把手挂帅,请领导带头使用;进行充分的培训,进行扫楼式的检查;进行严谨的业务场景现场测试;邀请最终用户参与用户体验的改进;延长双系统并行期,使用习惯的兼顾。

    工作流程顯著優化

    郭先生介紹,當前無限極協同辦公項目第一階段的目標已經實現,無限極的業務審批方式已經從原來的紙質文檔審批轉爲電子化審批。而且,通過項目實施過程中業務流程的梳理,現在無限極的業務流程得到了顯著的規範和優化,業務處理效率顯著提高。

    一个显著的案例就是,以往业务审批是通过纸质文档流转的,当成一个文档要经很多人审批,相关人员经常不知道文档审批到哪个环节了,甚至有时候文档在审批过程中丢失了。而在新的OA協同平台上,所有業務審批情況都一目了然。而且無限極還制定了一個考核指標,規定任務到達後在多少時間之內必須完成審批。而且系統還會生成一個清單,說明每個人審批業務的效率情況。

    郭先生透露,现在无限极正在加速实现协同办公项目第二、第三阶段的目标,即从基于PC時代的電子化審批向移動互聯網時代的移動協同辦公轉變,從公司內部的協同辦公向供需價值鏈上的公司間協同工作轉變。