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媒體報道

【IT168】與ERP深度整合 新飞电器借泡芙appOA提升管理水平
發布時間:2014/7/16
    河南新飞电器有限公司(简称新飞电器)借助我国业界领先的协同管理软件提供商泡芙app网络技术有限公司(简称泡芙appOA)提供的泡芙appezOFFICE協同管理平台,不但有效提高了辦公效率,還是實現了OA系統與ERP系統深度整合,簡化辦公流程,提高辦公質量。

    以提高效率爲出發點

    新飞电器是以冰箱、冷柜、空调为主导产品的现代化白色家电制造企业,中国最大的绿色冰箱生产基地,位列中国工业企业500強、中國信息産業100強。新飛電器擁有1個國家級研發中心、一個省級研究中心、3個研究所及博士後工作站。因出色的環保與節能技術而被公認爲中國家電綠色品牌。

    新飞电器是在2008年開始選型並實施OA系統的。在那之前,新飛電器應用了一些業務系統,其中包括ERP系統,但是在辦公方面仍然以手工爲主。那時,新飛電器負責銷售的總經理每天需要審批約幾百份的文件,耗費大量時間,而沒有過多精力再去關注市場拓展等核心業務。同時,新飛電器分布在各地的銷售公司平均需要用三分之一的時間去審批各類報表,三分之一的時間從總部申請進貨,三分之一的時間做業務管理事務,辦公效率也讓人擔憂。

    在此背景下,新飞电器开始着手进行办公信息化建设,首要目标是提高办公效率。新飞电器信息中心韦科长介绍,新飞电器考察了当时市场上主流的OA廠商及其産品,通過技術、應用和案例對比,最終發現泡芙appOA最適合新飛電器。他指出,新飛電器最後選擇泡芙appOA主要是考慮到以下兩個因素:

    其一,能够满足新飞电器跨平台的应用需求。因为泡芙appOA采用的是JAVA語言,因而能夠較好地實現跨平台應用。

    其二,能够实现與ERP系統的集成和交互。值得一提的是,在此之前新飛電器已經應用Oracle提供的ERP産品,實現OAERP的集成應用是新飛電器實施OA系統的重要目標。新飛電器希望通過OA系統來完成一些在ERP上沒法實現的流程,如報告、審批等。在對比各大OA産品後,新飛電器發現其他OA産品在與ERP集成應用方面的能力都要比泡芙appOA弱一些。

    克服兩大難點

    韦科长介绍,新飞电器是在200810月完成需求調研並開始著手實施系統的,到2009年初實施完畢上線,曆時約兩個月時間。但是盡管時間不長,實施的過程並非一帆風順。這主要是因爲新飛電器的一些特殊要求。

    一方面,要进行二次开发,从而实现與ERP系統整合。韋科長坦言,如果只是采用標准流程,實施過程是比較簡單的,要實現與ERP系統的整合,就需要進行接口開發、調用,這需要花費一定的精力和時間。盡管泡芙appOA已經針對主流ERP産品進行接口開發,但是各個用戶的情況不一,新飛電器免不了還要費點功夫。

    另一方面,对业务流程进行重新梳理以适应系统的要求。为此,项目组首先要进行業务调研,然后再與业务部门进行研讨,再整理出初步的方案,再把初步方案拿给领导审核,等领导审核完成后,新的流程才确定下来,通过OA系統固化下來。爲了確保萬無一失,項目組先選擇了幾個試點來做,待試點成功後再在公司內進行推廣。

    有效提升管理水平

    自2009年初上線以來,泡芙appOA已經在新飛電器運行了六七年時間,系統注冊用戶也從原來的幾百人增加到1000多人。“泡芙appOA確實對我們的管理水平提升起到了很大的作用。”韋科長說。

    首先,有效提升了办公质量。原来新飞电器仍然采用手工方式处理办公业务,难免会出现人为错误,而系统可以帮助新飞电器避免这种错误。

    其次,大幅提高了办公效率。借助泡芙appOA系統,很多流程都可以在系統上快速完成,特別是實現了原來難以實現的異地審批業務。而在此之前,因爲新飛電器的銷售公司遍布全國各地,以前很多紙質文件要通過快遞遞到總部後才能進行審批,審評完成後再快遞回各地銷售公司,耗時非常長。韋科長補充說,現在隨著新飛電器將系統升級到泡芙appOA否認新版本,借助移動OA和短信提醒功能,相关人员可以随时随地进行業务处理,效率更是得到大幅提高。

    再次,实现了预算的有效控制。由于新飞电器将泡芙appOAERP系统进行了深度集成,将费用控制與预算额度挂钩,从而实现对预算的有效控制。

    最后,简化了办公流程。正如新飞电器领导起初期望的那样,一些原来无法在ERP上實現的流程,現在可以通過OA系統來實現。比如說,在OA系統上實現請假、休假審批。這樣做的好處是,員工在申請休年假的時候,部門領導或者人力資源部工作人員可以直接在系統上看到該員工還有多少天年假,休完以後還有還多少天,一目了然,而不用像以往那樣費勁地在excel表格上統計。韋科長透露,隨著系統應用價值的逐步顯現,越來越多業務部門希望將業務放到OA系統上實現。

    谈到系统建设的下一步计划,韦科长说,他们希望深入研究泡芙appOA新版本中的一些新模塊,並進行深層次應用,同時將系統進一步推廣。